دراسة: الاجتماعات تضيع الوقت وتهدر مليارات الدولارات

يرى كثير من الموظفين أن الاجتماعات قد تكون مضيعة هائلة للوقت، ومع ذلك، القليل فقط هم من يدركون مدى سوء تلك المشكلة.

ونشر موقع inc نتائج دراسة أجريت على 19 مليون اجتماع مع أكثر من 6500 موظف في الولايات المتحدة وبريطانيا وألمانيا، وكانت النتائج صادمة.

وفقا للدراسة فإن تكلفة الاجتماعات سيئة التنظيم تصل في عام 2019 تصل إلى 399 مليار دولار في الولايات المتحدة و 58 مليار دولار في المملكة المتحدة، أي ما يقرب من نصف تريليون دولار لهذين البلدين فقط، فضلا عن تأثير هائل على فعالية الكثير من الشركات.

وذكر التقرير الخاص بنتائج الدراسة ما ذكر المشاركون حول الاجتماعات، مع ذكر نسبة من ذكروا نفس الرأي:

الاجتماعات سيئة التنظيم تعني أنه ليس لدي ما يكفي من الوقت للقيام بباقي أعمالي (44%)

تعتبر أنشطة غير واضحة المعالم تؤدي إلى الفوضى في العمل (43 %)

سوء تنظيمها يؤدي إلى فقدان التركيز في العمل على المشاريع (38 %)

لا علاقة بين حضور الاجتماعات وبطيء التقدم (31 %)

عمليات غير فعالة تضعف العلاقات بين العميل ومقدم الخدمة (26 %)

وأشار التقرير إلى أن هناك أشياء يمكن لأي شخص القيام بها لجعل اجتماعاته أفضل وأكثر كفاءة وفعالية، نذكر منها على سبيل المثال:

تحديد أهداف واضحة لاجتماعك.

وضع جدول أعمال واضح.

خفض عدد المتواجدين في غرفة الاجتماعات.

استخدام التحفيز البصري مثل مقاطع الفيديو والعروض التقديمية.

تحديد متوسط مدة الاجتماع  بنحو الساعة تقريبا.